ЭДО для физических лиц

Физические лица могут получать государственные услуги, устраиваться на работу, поступать в вуз, оформлять кредиты, не выходя из дома, то есть в электронном виде. Это называется «гражданским» электронным документооборотом (ЭДО). Расскажем, как физлица могут им воспользоваться.

Что такое ЭДО для физлиц

Электронный документооборот, или ЭДО — это обмен электронными документами внутри компании, с контрагентами и контролирующими органами.
Существуют следующие виды ЭДО:

Внутренний

Внешний

Юридически значимый

Юридическая значимость — это способность документа подтверждать факты деловой деятельности. Документы, которыми физические и юридические лица обмениваются с контрагентами и КО, считаются юридически значимыми, а внутренние документы компании — не всегда.

Документооборот происходит через интернет по телекоммуникационным каналам связи. Защиту документа и его юридическую значимость обеспечивает электронная подпись.

Кому нужен ЭДО

Электронными документами могут обмениваться:

• юридические лица;
• индивидуальные предприниматели;
• физические лица;
• самозанятые;
• госорганы.

Не могут обойтись без ЭДО физлица, которые сдают электронную отчётность в различные контролирующие органы. ФНС обязывает всех плательщиков НДС отчитываться по этому налогу в электронном виде. Электронную отчётность также сдают крупнейшие налогоплательщики и те компании, в которых более 100 сотрудников. Для СФР действует ограничение по численности работников: если их больше 25 человек, то физическим и юридическим лицам можно сдавать только электронную отчётность.

ЭДО нужен физическим лицам, которые производят, перевозят, хранят и реализует товары, подлежащие обязательной маркировке. На каждом этапе перемещения товаров участники оборота обмениваются универсальными передаточными документами — электронными УПД. Информация о продаже маркированного товара, то есть о выводе его из оборота, автоматически передаётся в систему «Честный ЗНАК» при считывании штрихкода. Для этого кассовая техника должна быть подключена к ЭДО.

Электронный документооборот для физических лиц помогает ускорить процесс обмена документами между контрагентами. Физлица (заказчики и исполнители) могут заключать договоры, выставлять счета-фактуры и отчитываться о промежуточных этапах выполнения работ или оказания услуг в электронном виде. Это быстрее, чем отправлять друг другу бумажные документы.

Внутренний документооборот компании также удобно вести в электронном виде. Систему ЭДО можно настроить так, чтобы документ проходил по определённому маршруту согласования и подписания. Руководитель может контролировать этапы работы над документом. Электронное хранилище избавит компанию от ведения бумажных архивов.

Электронный документооборот между физическими лицами используется, даже если физлица не являются ИП или самозанятыми. Они могут пользоваться ЭДО, получая услуги, справки, выписки, подписывая договоры, подавая документы в вузы, сдавая помещения аренду. Однако для физических лиц ЭДО имеет ряд нюансов.

ЭДО для физических лиц

ИП и компании пользуются различными системами электронного документооборота. В них собраны все адресаты, сохранены типовые формы документов, есть электронное хранилище.

Для физических лиц таких систем нет.
Обычно под ЭДО для физических лиц подразумевается электронная подпись. С её помощью физлицо может решить множество задач дистанционно, в определённой степени используя функции электронного документооборота, например, пользоваться различными государственными порталами, получать услуги онлайн, платить налоги.

Основные функции ЭП для физлиц:

• заверение электронных документов;
• подтверждение личности для доступа к государственным порталам.

Какими электронными документами могут обмениваться физлица с помощью ЭП

Документы для государственной регистрации ЮЛ или ИП

На сайте ФНС есть сервис, где можно подать документы для госрегистрации в электронном виде. Для заверения документов нужна квалифицированная электронная подпись.

Документы для удалённой работы

Работодатель находится в Москве, а потенциальный сотрудник — в Пензе? Электронный документооборот позволяет оформить трудовой договор в удалённо, подписать его квалифицированной ЭП и отправить по электронной почте.

С помощью электронной подписи можно подписывать акты выполненных работ или соглашения о неразглашении информации, если, например, физическое лицо (самозанятый или ИП), оказывает услуги юридическому лицу.

У работодателя может быть подключена система внутреннего документооборота. Тогда новый сотрудник будет добавлен в систему, а работодатель будет обязан приобрести для него ЭП для работы, даже если у сотрудника уже есть личная подпись.

Договор на оформление кредита

Некоторые банки могут выдавать кредит удалённо, также используя для этой цели документооборот. Чтобы получить деньги, клиент заполняет анкету на сайте банка. В случае положительного ответа он получает договор, который можно подписать с помощью ЭП.

Документы для поступления в ВУЗ

Возможность подавать документы в вузы удалённо существует давно. Осуществлять её во много позволяет электронный документооборот. Заявление и комплект документов можно подписать специальной ЭП для абитуриентов и отправить в вуз по электронной почте либо подать через специальную форму на сайте ВУЗа.

Также с помощью ЭП физические лица могут подтвердить свою учётную запись на портале Госуслуг и получить доступ к полному списку сервисов:

• заполнить анкету на получение паспорта гражданина РФ или загранпаспорта,
• контролировать пенсионные накопления и штрафы ГИБДД,
• подать налоговую декларацию,
• обратиться в суд,
• оформить право собственности на квартиру,
• перевести пенсию на банковский счёт или карту,
• зарегистрировать брак или оформить развод.

Список функций документооборота, доступных физлицам намного шире, но объединяет все пункты одно — все документы и заявления можно подать без очередей. В итоге вам назначают дату и время визита в нужное ведомство, чтобы получить физические документы.

Кроме этого, электронная подпись — один из способов входа в личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

Чтобы увидеть больше наших решений,
загляните в Каталог

Переходите в Каталог